メールの誤送信対応 ~ 貴方ならどうする
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メールの誤送信対応 ~ 貴方ならどうする ?CommentsAdd Star
メールを間違った相手に送付してしまう・・・皆さんは経験あ...
f:id:msystem:20140713164251j:image:w360:left
私は、自慢ではありませんが、これまで1回も・・・なんて事は...
言い訳ではありませんが、ある社員が、私宛とお客様宛てに、...
幸いにも、メールの内容は、一般事務的な指示メールでしたし...
私の場合、メールを誤送信しても全然気が付かず、社員からの...
誤送信に気が付いた時には、一瞬、頭の中が真っ白になり、そ...
その後、お客様には、メールを誤って送ってしまった事をお詫...
また、「ファイル添付漏れ」まで誤送信に含めれば、その誤送...
今回は、メールの誤送信に関して、次の様な内容をご紹介した...
■誤送信のタイプと原因
■誤送信の防止方法
■誤送信後の対応
皆さんも、メール誤送信による信用失墜や、メール誤送信後に...
今回も宜しくお願いします。
---------------------------------------------------------...
■誤送信のタイプと原因
メール誤送信には、大きく分けて、次の3種類があります。
●タイプ1:メール・アドレスの指定ミス
f:id:msystem:20140713164253j:image:w300:left
【事象】
・単純明快、送り先を間違えてしまうケース
【原因】
・アドレス帳から送り先を選択する際の選択ミス
・自動補完(オートコンプリート)機能による入力ミス、あるい...
・オートコンプリート機能とは、宛先欄に文字を入力すると、...
●タイプ2:他者のメール・アドレスの公開
f:id:msystem:20140713164256j:image:w300:left
【事象】
・複数の人に同時送信する際に、メール・アドレスの設定場所...
【原因】
・メール・アドレスの設定先には、次の3つの場所があります。
(1)宛先 :メールを送信したい人のアドレスを設定
(2)CC :「カーボン・コピー」、宛先の人とは別にメールを見...
(3)BCC :「ブラインド・カーボン・コピー」、宛先の人とは別...
・メールを送った人に、「貴方の他にもメールを送っている人...
・しかし、メールを送った人には内緒で、複数の人にメールを...
・このため、本当は、BCCに設定すべき「その他大勢」のメール...
●タイプ3:その他ミス
f:id:msystem:20140713164252j:image:w300:left
【事象】
・ファイルを添付してメールを送信すべき所、ファイルを添付...
・件名が空白のままメールを送信してしまうケース
・書き掛けのメールを、メール書いている途中で送信してしま...
【原因】
・若年性健忘症、ではなく、単なる添付漏れだと思います。
・操作ミス
ちなみに、私の様に、返信先を間違えると言うのは、非常に珍...
そして、これら「誤送信」の内、問題になるのはタイプ1とタイ...
×:取引先情報を、競合会社に送付してしまった
×:メルマガの送信先アドレスをCCに指定しまった
×:家で仕事をするので、患者の情報を自宅に送るつもりが、別...
×:会員宛に送るメールをCCに設定して送付してしまった
「馬鹿じゃないの!」と思われるかもしれませんし、実際に、上...
・内閣府 :国際交流事業の参加者を相手に通知する際、誤って...
・TBS :103名のユーザ宛にメールを送信する際、誤ってCCにア...
・千葉大学 :研究用患者情報を自宅に送信するつもりが別アド...
・阪神高速 :イベント招待客45名にメールを送信する際、宛先...
f:id:msystem:20140713164304j:image:w250:right
決して馬鹿とは思えない企業や機関でさえ、メールの誤送信を...
メールは、一度送信ボタンをクリックしてしまうと、どんなに...
瞬時に相手に届いてしまいます。
---------------------------------------------------------...
■誤送信の防止方法
f:id:msystem:20140713164305j:image:w300:left
メールの誤送信を防止する最善の方法は、お金と時間を掛けて...
しかし、この方法の場合・・・とにかく費用が掛かります。
f:id:msystem:20140713164255j:image:w200:right
規模にも依りますが、恐らく、私の推測ですが、前述のタイプ1...
まあ、先日も、岡山県に本社がある大手の教育関連企業が、大...
しかし、企業の信頼度を維持する場合、一番重要なのは、「性...
「社員を信用しないのか !?」と思う経営者の方も大勢居ると思...
特に「信用度」に関しては、一度失った「信用度」を取り戻す...
f:id:msystem:20140713164259j:image:w150:left
また、「悪意」はなくても、人間ですから操作ミスは起こしま...
社内研修を何度開催しても注意を促しても、外部からセキュリ...
もちろん、常日頃から、注意を喚起することは必要ですが、「...
そこで、今回のブログでは、費用と時間を掛けずに、誤送信を...
●自動補完(オートコンプリート)機能を停止する
「オートコンプリート機能」については、既に紹介しましたが...
例えば、「高橋さん」にメールを送りたい場合、宛先欄に「t」...
f:id:msystem:20140713164254j:image:w200:left
しかし、便利な反面、本来送りたい宛先とは、異なるメール・...
例えば、過去に、「高橋さん」と「田中さん」にメールを送信...
この時に、正しく「田中さん」のアドレスを選択すれば何も問...
f:id:msystem:20140713164300j:image:w200:right
しかし、手元がズレて、他の人を選んでしまうケースもゼロで...
間違った相手を選んでも、間違いに気が付けば問題ありません...
この「オートコンプリート機能」を停止する場合、Outlook2013...
【 Outlook2013の場合 】
ファイル → オプション → メール → メッセージの送信 → 宛先]...
前述の通り、結構便利な機能なので、私も喜んで使っています...
●メールの送信時間を変更する
メールは、通常、「送信」ボタンをクリックすると、直ちに送...
一般的に、メールの誤送信に気が付くのは、メール送信後5分以...
f:id:msystem:20140713164301j:image:w200:left
そこで、送信ボタンをクリックした後、5分後にメールを送信さ...
前述の方法と同様、Outlook2013の場合は、「ファイル」 → 「...
そうすると、「送受信グループ」の設定を変更する画面が表示...
この「送受信グループ」の設定画面において「次の時間ごとに...
f:id:msystem:20140713164302j:image:w200:right
サンプル画面では、「5分」を指定していますが、必要に応じて...
但し、このような指定をしても、Outlook上の「すべてのフォル...
また、同じくオプション設定画面で、「接続したら直ちに送信...
●メール・アドレスに会社名を登録する
皆さん、取引先企業に関しては、担当者のメール・アドレスを...
Outlookの場合、メール・アドレスをアドレス帳に登録する際、...
「何だ、くだらない!!」と思うかもしれませんが、実際、メー...
例えば、担当者が「田中さん」や「鈴木さん」の場合、私のア...
皆さん、「田中さん」や「鈴木さん」を、フルネームで覚えて...
このような状態で、アドレス帳から「田中さん」や「鈴木さん...
しかし、「表示名」に、会社の名前を入れておけば、「株式会...
●添付ファイルを開けないようにする
メールの誤送信で一番被害が大きいのは、個人情報が含まれて...
・間違えた送付先に、添付ファイル付きのメールを送信してし...
・正しい送付先に、間違えたファイルを送信してしまう
何れの場合も、本来送るべきではないファイルを送信してしま...
しかし、ファイルを誤って送ってしまっても、ファイルを開け...
そこで、ファイルを開けなくする方法を紹介します。
【ファイルにパスワードを付ける】
通常、ビジネスの常識として、取引先企業に資料を送付する際...
弊社の場合も、お客様を含め、取引先に送付するデータは、(...
f:id:msystem:20140713164303j:image:w640:left
そして、このPDF形式にデータを変換するツールには、通常、セ...
送付するPDFデータにパスワードを付ければ、万が一、間違った...
【ファイルを暗号化する】
次も上記パスワードを付ける方法と似ていますが、ファイルを...
この方法は、正直、少し面倒ですが、送られてきたデータは、P...
「少し面倒」と言うのは、相手も暗号化ツールを、持っている...
f:id:msystem:20140713164257j:image:w640:left
この方法は、次の様な手順を踏みます。
手順1 : 相手に「暗号化ツール」を送付する(相手側でインス...
手順2 : データを「暗号化ツール」で暗号にする(パスワード...
手順3 : 暗号化したデータをメールに添付して送付する
手順4 : メールが届いたら「暗号化ツール」でパスワードを入...
手順5 : データを開く
少し面倒ですが、データさえ開ければ、後は自由に加工できる...
弊社の場合、本社と事業所間のデータのやり取りは、この暗号...
送信するデータの種類によって、PDF形式で送付するのか、Word...
それでは最後に、「ファイルを開けなくする」に関して、ここ...
通常、パスワード付きファイルを送る場合も、暗号化したファ...
このため、相手にパスワードを知らせる必要があるのですが、...
f:id:msystem:20140713164307j:image:w640:left
添付ファイルとパスワードを一緒に送付してしまっては、間違...
パスワード付きファイル/暗号化ファイルを送付する場合、次の...
・パスワード付きファイル/暗号化ファイルを送信する
・パスワードを記載したメールを送付する
メールを2回送信することになり、とても面倒だとは思いますが...
但し、何回もデータをやり取りする相手であれば、あらかじめ...
弊社の場合も、パスワードをあらかじめ決めていますので、暗...
●送り先が多い場合はメルマガツール等を活用する
メールの送信先が多い場合、送信する都度、メール・アドレス...
このため、通常は、複数のメール・アドレスをグループで管理...
しかし、指定するグループを間違えてしまうと・・・間違えて...
Outlookにおいて、グループ名でメールを送信する場合、宛先に...
例えば、単に「顧客グループ1」と言う様なグループ名にしてし...
メルマガ用アドレス群なのか、アンケート用アドレス群なのか...
また、大量の送付先にメールを送信する場合、メルマガツール...
f:id:msystem:20140713164258j:image:w300:left
左図が、弊社が使用しているメルマガツールですが、アドレス...
加えて、当然、他者にアドレスが公開される心配もありません...
もう数年間使用していますが、何も問題は起きていませんので...
●社内メールと外部メールを使い分ける
社内の同僚に送信したつもりが、実際には、お客様にメールを...
この場合、お客様に対する文句が書いてあれば、大問題になっ...
このような事態を回避したいのであれば、社内メールは「グル...
終了行:
メールの誤送信対応 ~ 貴方ならどうする ?CommentsAdd Star
メールを間違った相手に送付してしまう・・・皆さんは経験あ...
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私は、自慢ではありませんが、これまで1回も・・・なんて事は...
言い訳ではありませんが、ある社員が、私宛とお客様宛てに、...
幸いにも、メールの内容は、一般事務的な指示メールでしたし...
私の場合、メールを誤送信しても全然気が付かず、社員からの...
誤送信に気が付いた時には、一瞬、頭の中が真っ白になり、そ...
その後、お客様には、メールを誤って送ってしまった事をお詫...
また、「ファイル添付漏れ」まで誤送信に含めれば、その誤送...
今回は、メールの誤送信に関して、次の様な内容をご紹介した...
■誤送信のタイプと原因
■誤送信の防止方法
■誤送信後の対応
皆さんも、メール誤送信による信用失墜や、メール誤送信後に...
今回も宜しくお願いします。
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■誤送信のタイプと原因
メール誤送信には、大きく分けて、次の3種類があります。
●タイプ1:メール・アドレスの指定ミス
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【事象】
・単純明快、送り先を間違えてしまうケース
【原因】
・アドレス帳から送り先を選択する際の選択ミス
・自動補完(オートコンプリート)機能による入力ミス、あるい...
・オートコンプリート機能とは、宛先欄に文字を入力すると、...
●タイプ2:他者のメール・アドレスの公開
f:id:msystem:20140713164256j:image:w300:left
【事象】
・複数の人に同時送信する際に、メール・アドレスの設定場所...
【原因】
・メール・アドレスの設定先には、次の3つの場所があります。
(1)宛先 :メールを送信したい人のアドレスを設定
(2)CC :「カーボン・コピー」、宛先の人とは別にメールを見...
(3)BCC :「ブラインド・カーボン・コピー」、宛先の人とは別...
・メールを送った人に、「貴方の他にもメールを送っている人...
・しかし、メールを送った人には内緒で、複数の人にメールを...
・このため、本当は、BCCに設定すべき「その他大勢」のメール...
●タイプ3:その他ミス
f:id:msystem:20140713164252j:image:w300:left
【事象】
・ファイルを添付してメールを送信すべき所、ファイルを添付...
・件名が空白のままメールを送信してしまうケース
・書き掛けのメールを、メール書いている途中で送信してしま...
【原因】
・若年性健忘症、ではなく、単なる添付漏れだと思います。
・操作ミス
ちなみに、私の様に、返信先を間違えると言うのは、非常に珍...
そして、これら「誤送信」の内、問題になるのはタイプ1とタイ...
×:取引先情報を、競合会社に送付してしまった
×:メルマガの送信先アドレスをCCに指定しまった
×:家で仕事をするので、患者の情報を自宅に送るつもりが、別...
×:会員宛に送るメールをCCに設定して送付してしまった
「馬鹿じゃないの!」と思われるかもしれませんし、実際に、上...
・内閣府 :国際交流事業の参加者を相手に通知する際、誤って...
・TBS :103名のユーザ宛にメールを送信する際、誤ってCCにア...
・千葉大学 :研究用患者情報を自宅に送信するつもりが別アド...
・阪神高速 :イベント招待客45名にメールを送信する際、宛先...
f:id:msystem:20140713164304j:image:w250:right
決して馬鹿とは思えない企業や機関でさえ、メールの誤送信を...
メールは、一度送信ボタンをクリックしてしまうと、どんなに...
瞬時に相手に届いてしまいます。
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■誤送信の防止方法
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メールの誤送信を防止する最善の方法は、お金と時間を掛けて...
しかし、この方法の場合・・・とにかく費用が掛かります。
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規模にも依りますが、恐らく、私の推測ですが、前述のタイプ1...
まあ、先日も、岡山県に本社がある大手の教育関連企業が、大...
しかし、企業の信頼度を維持する場合、一番重要なのは、「性...
「社員を信用しないのか !?」と思う経営者の方も大勢居ると思...
特に「信用度」に関しては、一度失った「信用度」を取り戻す...
f:id:msystem:20140713164259j:image:w150:left
また、「悪意」はなくても、人間ですから操作ミスは起こしま...
社内研修を何度開催しても注意を促しても、外部からセキュリ...
もちろん、常日頃から、注意を喚起することは必要ですが、「...
そこで、今回のブログでは、費用と時間を掛けずに、誤送信を...
●自動補完(オートコンプリート)機能を停止する
「オートコンプリート機能」については、既に紹介しましたが...
例えば、「高橋さん」にメールを送りたい場合、宛先欄に「t」...
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しかし、便利な反面、本来送りたい宛先とは、異なるメール・...
例えば、過去に、「高橋さん」と「田中さん」にメールを送信...
この時に、正しく「田中さん」のアドレスを選択すれば何も問...
f:id:msystem:20140713164300j:image:w200:right
しかし、手元がズレて、他の人を選んでしまうケースもゼロで...
間違った相手を選んでも、間違いに気が付けば問題ありません...
この「オートコンプリート機能」を停止する場合、Outlook2013...
【 Outlook2013の場合 】
ファイル → オプション → メール → メッセージの送信 → 宛先]...
前述の通り、結構便利な機能なので、私も喜んで使っています...
●メールの送信時間を変更する
メールは、通常、「送信」ボタンをクリックすると、直ちに送...
一般的に、メールの誤送信に気が付くのは、メール送信後5分以...
f:id:msystem:20140713164301j:image:w200:left
そこで、送信ボタンをクリックした後、5分後にメールを送信さ...
前述の方法と同様、Outlook2013の場合は、「ファイル」 → 「...
そうすると、「送受信グループ」の設定を変更する画面が表示...
この「送受信グループ」の設定画面において「次の時間ごとに...
f:id:msystem:20140713164302j:image:w200:right
サンプル画面では、「5分」を指定していますが、必要に応じて...
但し、このような指定をしても、Outlook上の「すべてのフォル...
また、同じくオプション設定画面で、「接続したら直ちに送信...
●メール・アドレスに会社名を登録する
皆さん、取引先企業に関しては、担当者のメール・アドレスを...
Outlookの場合、メール・アドレスをアドレス帳に登録する際、...
「何だ、くだらない!!」と思うかもしれませんが、実際、メー...
例えば、担当者が「田中さん」や「鈴木さん」の場合、私のア...
皆さん、「田中さん」や「鈴木さん」を、フルネームで覚えて...
このような状態で、アドレス帳から「田中さん」や「鈴木さん...
しかし、「表示名」に、会社の名前を入れておけば、「株式会...
●添付ファイルを開けないようにする
メールの誤送信で一番被害が大きいのは、個人情報が含まれて...
・間違えた送付先に、添付ファイル付きのメールを送信してし...
・正しい送付先に、間違えたファイルを送信してしまう
何れの場合も、本来送るべきではないファイルを送信してしま...
しかし、ファイルを誤って送ってしまっても、ファイルを開け...
そこで、ファイルを開けなくする方法を紹介します。
【ファイルにパスワードを付ける】
通常、ビジネスの常識として、取引先企業に資料を送付する際...
弊社の場合も、お客様を含め、取引先に送付するデータは、(...
f:id:msystem:20140713164303j:image:w640:left
そして、このPDF形式にデータを変換するツールには、通常、セ...
送付するPDFデータにパスワードを付ければ、万が一、間違った...
【ファイルを暗号化する】
次も上記パスワードを付ける方法と似ていますが、ファイルを...
この方法は、正直、少し面倒ですが、送られてきたデータは、P...
「少し面倒」と言うのは、相手も暗号化ツールを、持っている...
f:id:msystem:20140713164257j:image:w640:left
この方法は、次の様な手順を踏みます。
手順1 : 相手に「暗号化ツール」を送付する(相手側でインス...
手順2 : データを「暗号化ツール」で暗号にする(パスワード...
手順3 : 暗号化したデータをメールに添付して送付する
手順4 : メールが届いたら「暗号化ツール」でパスワードを入...
手順5 : データを開く
少し面倒ですが、データさえ開ければ、後は自由に加工できる...
弊社の場合、本社と事業所間のデータのやり取りは、この暗号...
送信するデータの種類によって、PDF形式で送付するのか、Word...
それでは最後に、「ファイルを開けなくする」に関して、ここ...
通常、パスワード付きファイルを送る場合も、暗号化したファ...
このため、相手にパスワードを知らせる必要があるのですが、...
f:id:msystem:20140713164307j:image:w640:left
添付ファイルとパスワードを一緒に送付してしまっては、間違...
パスワード付きファイル/暗号化ファイルを送付する場合、次の...
・パスワード付きファイル/暗号化ファイルを送信する
・パスワードを記載したメールを送付する
メールを2回送信することになり、とても面倒だとは思いますが...
但し、何回もデータをやり取りする相手であれば、あらかじめ...
弊社の場合も、パスワードをあらかじめ決めていますので、暗...
●送り先が多い場合はメルマガツール等を活用する
メールの送信先が多い場合、送信する都度、メール・アドレス...
このため、通常は、複数のメール・アドレスをグループで管理...
しかし、指定するグループを間違えてしまうと・・・間違えて...
Outlookにおいて、グループ名でメールを送信する場合、宛先に...
例えば、単に「顧客グループ1」と言う様なグループ名にしてし...
メルマガ用アドレス群なのか、アンケート用アドレス群なのか...
また、大量の送付先にメールを送信する場合、メルマガツール...
f:id:msystem:20140713164258j:image:w300:left
左図が、弊社が使用しているメルマガツールですが、アドレス...
加えて、当然、他者にアドレスが公開される心配もありません...
もう数年間使用していますが、何も問題は起きていませんので...
●社内メールと外部メールを使い分ける
社内の同僚に送信したつもりが、実際には、お客様にメールを...
この場合、お客様に対する文句が書いてあれば、大問題になっ...
このような事態を回避したいのであれば、社内メールは「グル...
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